麥肯錫時間管理工具大全,職場必備

用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間,如下問題只需回答 「Yes」 Or
「No」

1、你通常工作很長時間嗎?

2、你通常把工作帶回家嗎?

3、你感到很少花時間去做你想做的事嗎?

4、如果你沒有完成你所希望做的工作,你是是否有負罪感?

5、即使沒有出現嚴重問題或危機,你也經常感到工作有很大壓力?

6、你的案頭有許多並不重要但長時間未處理的文件?

7、你時常在做重要工作時被打斷嗎?

8、你在辦公室用餐嗎?

9、在上個月里,你是否忘記一些重要的約會?

10、你時常把工作拖到最後一分鐘,然後很努力地去做完它們?

11、你覺找藉口推延你不喜歡做的事容易嗎?

12、你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎?

13、當你長休了一段時間,你是否有負罪感?

14、你常無暇閱讀與工作有關的書籍?

15、你是否太忙於解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標一致的大事?

16、你是否有沉醉於過去的成功或失敗之中而沒有著眼於未來?

快來看看你有幾個Yes!

12-16個「yes」:救命!你在時間管理上需改進!

8-12個「yes」:當心!你需要重新審視你的時間行動指南!

4-8個「yes」:可以!方向正確,但需要提高衝勁!

0-4個「yes」:恭喜!請堅持並保留你的方法!

1 來自麥肯錫的7條建議簡單,但不容易做到

1、個個擊破,不要同時處理多項任務,實驗表明同時處理多項任務反而需要多花30%的時間,失誤率則增加1倍。

2、不斷接觸新信息反而會抑制創造性。

3、自製:集中精力、過濾信息、適當休息。

4、找到你的「獨處時間」。

5、不回覆抄送郵件。

6、打電話勝過郵件。

7、放棄凡事都須事必躬親的幻想。

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2 麥肯錫30秒電梯理論:凡事請歸納在3條以內

麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓:該公司曾經為一家重要的大客戶做諮詢。諮詢結束的時候,麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長,該董事長問麥肯錫的項目負責人:「你能不能說一下現在的結果呢?」

由於該項目負責人沒有準備,而且即使有準備,也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把結果說清楚。最終,麥肯錫失去了這一重要客戶。

從此,麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚,凡事要直奔主題、直奔結果。

麥肯錫認為,一般情況下人們最多記得住一二三,記不住四五六,所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的「30秒鐘電梯理論」或稱「電梯演講」。

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3 時間管理法則10條麥肯錫真相

1、分清事情的輕重緩急。不是說很急的事情我們就一定馬上去做,我們要抓住最重要的事情。這樣,我們才不會因為眾多的瑣事而把自己的目標擱在一旁,最終造成浪費時間的局面。這是時間管理當中最重要的一點,我們首先應該把它做到位。

2、盡力將瑣事集中起來。根據著名的80/20法則,許多人往往將大部分的精力用在了那些占多數(約80%)但無用的事情上。高效人士則總能將精力集中在少數(20%)但最重要的事情上。我們應好好地利用這個法則,它也叫帕累托原則。

3、注重效果。有些人做事的效率的確很高,但到要做完時卻發現搞錯了方向,導致做了許多無用功。我們一定要以目標為導向,注重實際效果,同時再結合高效率的行動就能收到事半功倍的效果。

4、高效行動。高效率的行動是節約時間的有利武器,做事如果拖拖拉拉,一天給你26個小時你一樣會嫌少。現代社會的工作節奏越來越快,高效率做事已經成為成功人士的象徵之一。

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5、靈活、機動,能控制突發事件。突發事件的發生,誰也不能避免,但如果你沒有做好準備和對策,它可能要耗費你大量的時間。因此靈活、機動的做事也就顯得很重要了,當然在此同時我們應該多對突發事件做些研究,以便能更好地控制它。

6、不要盲目樂觀,對小事也要有足夠的重視。有些人總認為自己能力很出眾,完成一個任務是很輕鬆的事情,但結果卻恰恰相反,花了大量時間還沒有做好。

對時間的預算,我們當然不能一絲不差,但也不能相差太遠,要是這樣,你的全盤計畫就肯定會被打亂。不要不重視小事,事情往往都是說起容易做起難的,要對即將處理的問題有充分的認識。

7、要有果斷決策的能力。很多人之所以比別人落後,原因之一就是在決策的時候優柔寡斷、猶豫不決!時機是不等人的,要是你沒有及時做出決定及時抓住時機,過了這個村就沒有這個店,事情變得更糟之時你要趕上往往就得付出加倍的努力。

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8、做事之前要充分、精心準備。麥肯錫人要解決的問題通常都是很複雜的,但他們總是能取得令人滿意的成績,這和他們事前的精心準備是分不開的。

正所謂:「知己知彼,百戰不殆」,我們有了充分的準備,就能把要做之事的相關信息瞭解透徹,當然行動起來就會快捷得多。

9、善於團隊合作。沒有完美的個人,只有完美的團隊。團隊的力量可以彌補個人的缺陷,能使我們更快、更好地完成手中的任務。

10、善於授權。當你處在一定的領導位置的時候,你還是像做一個職員之時什麼事都親歷親為,那你只會累死還不會做出很好的成績來。要學會將你手中的權利放下去了,相關的擔子也就放下去了,這樣你才能挑得起、走得動,否則你只會被壓垮,既浪費時間還不能把事情作好。

4 使用過程中的小貼士:細節定成敗!!

首要原則:請做正確的事情

「正確地做事」強調的是效率,其結果是讓我們更快地朝目標邁進;「做正確的事」強調的則是效能,其結果是確保我們的工作是在堅實地朝著自己的目標邁進。

換句話說,效率重視的是做一件工作的最好方法,效能則重視時間的最佳利用——這包括做或是不做某一項工作。麥肯錫卓越工作方法的最大秘訣就是,每一個麥肯錫人在開始工作前必須先確保自己是在「做正確的事」。

人們關注的重點往往都在於前者:效率和正確做事。但實際上,第一重要的卻是效能而非效率,是做正確的事而非正確做事。

對企業的生存和發展而言,「做正確的事」是由企業戰略來解決的,「正確地做事」則是執行問題。前者是進取創新的、主動的,而後者是保守的、被動接受的。

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開始時,請懷有最終目標

意味著從一開始時你就知道自己的目的地在哪里,從一開始時你就知道自己現在在哪里。清楚為了達到這樣的目的,哪些事是必須的,哪些事往往看起來必不可少,其實是無足輕重的,保證你邁出的每一步都是方向正確的。

要求我們在工作中,時刻檢查自己做得事情是否偏離了最終目標,是否為最終目標做出有意義貢獻。千萬不要忙忙碌碌、最後卻發現自己是背道而馳。這樣會讓我們逐漸形成一種良好的工作方法,養成一種理性的判斷規則和工作習慣,會呈現出與眾不同的眼界。

有一個被廣泛傳播的事例。我們走進一片叢林,開始清除矮灌木。當我們費盡千辛萬苦,好不容易清除完這一片灌木林,直起腰來,準備享受一下完成了一項艱苦工作後的樂趣時,卻猛然發現,不是這塊叢林,旁邊還有一片叢林,那才是需要我們去清除的叢林!有多少人在工作中,就如同這些砍伐矮灌木的工人,常常只是埋頭砍伐矮灌木,甚至沒有意識到要砍的並非是那片叢林。

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誰更重要?請編排行事優先次序

我們總是不能靜下心來去做最該做的事,或者是被那些看似急迫的事所矇蔽人們的慣常習慣是按照事情的「緩急程度」決定行事的優先次序,而不是首先衡量事情的「重要程度」。

所謂「重要程度」,即指對實現目標的貢獻大小。對實現目標越有貢獻的事越是重要,它們越應獲得優先處理;對實現目標越意義的事情,愈不重要,它們愈應延後處理。簡單地說,就是根據「我現在做的,是否使我更接近目標」這一原則來判斷事情的輕重緩急。

事情的四個層次

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1、重要而且緊迫的事情

這類事情是你最重要的事情,而且是當務之急。有的是實現你的事業和目標的關鍵環節,有的則和你的生活息息相關,它們比其他任何一件事情都值得優先去做。只有它們都得到合理高效地解決,你才有可能順利地進行別的工作。

2、重要但不緊迫的事情

這種事情要求我們具有更多的主動性、積極性和自覺性。從一個人對這種事情處理的好壞,可以看出這個人對事業目標和進程的判斷能力。

因為我們生活中大多數真正重要的事情都不一定是緊急的。比如讀幾本有用的書、休閒娛樂、培養感情、節制飲食、鍛鍊身體。這些事情重要嗎?當然,它們會影響我們的健康、事業還有家庭關係。

但是它們急迫嗎?不。所以很多時候這些事情我們都可以拖延下去,並且似乎可以一直拖延下去,直到我們後悔當初為什麼沒有重視,沒有早點來著手重視解決它們。

3、緊迫但不重要的事情

有這樣的事情嗎?當然,而且隨時隨地會出現。

本來你已經洗漱停當準備休息,好養足精神明天去圖書館看書時,忽然電話響起,你的朋友邀請你現在去泡吧聊天。你就是沒有足夠的勇氣回絕他們,你不想讓你的朋友們失望。

然後,你去了,次日清晨回家後,你頭暈腦漲,一個白天都昏昏沉沉的。你被別人的事情牽著走了,而你認為重要的事情卻沒有做,這或許會造成你很長時間都比較被動。

4、既不緊迫又不重要的事情

很多這樣的事情會在我們的生活中出現,它們或許有一點價值,但如果我們毫無節制地沉溺於此,我們就是在浪費大量寶貴的時間。

比如,我們吃完飯就坐下看電視,卻常常不知道想看什麼和後面要播什麼。只是被動地接受電視發出的信息。

往往在看完電視後覺得不如去讀幾本書,甚至不如去跑跑健身車,那麼剛才我們所做的就是浪費時間。其實你要注意的話,很多時候我們花在電視上的時間都是被浪費掉了。

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To Do:每天製作一個圖表

每天總是忙碌而凌亂,有時候累得暈頭轉向,卻又常常將一些重要的事遺忘?從現在開始,每天都製作一個圖表吧!

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圖表所要表達的信息務必一目了然!

每天抽出幾分鐘,對當天的工作和圖表的內容進行小結和回顧。

其次,圖表會為我們節省大量的時間。製作表格的一個明顯好處是可以排定事情的優先次序,可以明確一些事情究竟是應該做還是不應該做。

第三,圖表還能調動我們的工作積極性。每天制一張圖表,可以使你對自己的目標更清晰,當一天的工作結束時,檢視當天的圖表,可以發現哪些工作還沒有完成,哪些工作還可以做得更好,從而使自己的積極性能夠充分地發揮出來。

學會從廢紙簍開始

減少文件堆積的最有效工具之一,是個大廢紙簍。從廢紙簍中的文件多寡,可大致判斷一個人利用時間的情形。

另外,保存太多的記錄是一種心理不安的症候。如果你真正需要某一份資料,你也許會在公司其他部門或某一個人的檔案中找到;或者你打一個電話就可以解決問題;或者沒有這項資料也過得去。

1)立即處理

2)閱讀並保存

3)閱讀後丟棄

4)文件檔案

我們並不是說翔實的檔案就毫無用處,但問題是它們是不是那樣有用,是否值得我們花那麼多時間和精力去匯集、整理、歸檔和保存。

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雜亂無章是一種壞習慣

工作無序,沒有條理,在一切都是亂糟糟的工作環境中東翻西找,這無疑意味著你的精力和時間都毫無價值地浪費了。 

辦公桌面是否整潔,是工作條理化的一個重要方面。建立一個較佳的工作秩序,增加單位時間的使用效率,合理組織工作。隨意放置的凌亂的東西會隨時吸引你的注意力。把最優先的待辦件留在你的桌子上,目的是提醒你不要忽視它們。

(1)把你辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理出來,把立即需要辦理的找出來,放在辦公桌中央

(2)不要因為受到干擾或者疲倦放下正在做的工作

(3)一項工作做完後,一定要把與這項工作相關的資料收拾整齊。

不要妄想把整個海洋煮沸

記住:你不可能將整個海洋煮沸!

個人的知識和能力是有限的,依靠和利用團隊成員的知識、經驗和能力共同完成項目是明智的選擇,不要擔心功勞被別人搶走。

請你:先摘好摘的果子。

通俗地說,就是先從最容易、最有把握的地方做起。

我們在摘取了一定數量的好果子之後,心里自然會建立起一種信心,我一定能把目標實現,進而在以後的旅途中,能夠得起命運的重擔。

這同時也是一個循序漸進的過程,我們這樣由易到難地做事,自己心里對這個過程肯定會越來越熟悉,所以在困難越來越大時,我們能夠沉著應付。

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重要的少數與瑣碎的少數

這個原理是19世紀末20世紀初義大利經濟學家兼社會學家維弗烈度·帕累托提出的。它的大意是:在任何特定群體中,重要的因素通常只占少數,而不重要的因素則占多數,因此只要能控制具有重要性的少數因素即能控制全局。

這個原理經過多年的演化,已變成當今管理學界所熟知的「80/20原理」——即80%的價值是來自20%的因素,其餘的20%的價值則來自80%的因素。

「80/20原理」對工作的一個重要啟示便是:避免將時間花在瑣碎的多數問題上,因為就算你花了80%的時間,你也只能取得20%的成效。你應該將時間花於重要的少數問題上,因為解決這些重要的少數問題,你只需花20%的時間,即可取得80%的成效。

最後,一次儘量解決一件事

許多人在工作中把自己搞得疲累不堪,而且效率低下,很大程度上就在於他們沒有掌握這個簡單的工作方法:「一次只能解決一件事。」他們總試圖讓自己具有高效率,而結果卻往往適得其反。

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